Sebagai seorang pebisnis, wajib untuk mengetahui cara menangani keluhan klien. Ya, keluhan tidak hanya menjadi tanda bahwa ada sesuatu yang perlu diperbaiki, tetapi juga memberikan kesempatan untuk meningkatkan kualitas layanan dan mempertahankan kepercayaan pelanggan.
Klien yang merasa keluhannya ditangani dengan baik kemungkinan besar akan tetap loyal sedangkan jika penanganan yang buruk bisa membuat mereka beralih ke kompetitor. Apabila ingin tahu tips menangani keluhan-keluhan dari klien bisnis, simak ulasan lengkap AwanApps berikut!
Baca juga: 6 Cara Meningkatkan Semangat Kerja, Efektif Menunjang Produktivitas!
Cara Menangani Keluhan Klien yang Perlu Diketahui
Dalam menjalankan suatu bisnis, sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki strategi yang tepat dalam menangani keluhan klien. Adapun beberapa langkah yang bisa diambil untuk menangani keluhan klien secara efektif, antara lain sebagai berikut:
Dengarkan dengan Seksama
Langkah pertama yang dapat dilakukan ketika klien menyampaikan keluhan adalah mendengarkan dengan seksama. Dalam situasi ini, klien ingin didengar dan dipahami, bukan hanya diberi solusi instan.
Dengan mendengarkan keluhan dengan penuh perhatian, maka akan menunjukkan bahwa kamu peduli terhadap masalah yang dihadapi klien dan siap membantu. Cara mendengarkan keluhan, cukup dengan memberi perhatian penuh ketika klien menjelaskan masalah mereka.
Usahakan agar tidak memotong pembicaraan, terutama jika sudah mengetahui inti permasalahannya. Pastikan untuk mengulangi atau merangkum kembali masalah mereka untuk memastikan bahwa kamu memahami keluhan tersebut dengan benar.
Cara Menangani Keluhan Klien, Tunjukkan Empati
Setelah mendengarkan keluhan, penting untuk menunjukkan empati kepada klien. Tunjukkan bahwa kamu sudah benar-benar memahami perasaan klien dan bersedia untuk membantu mencari solusi terbaik.
Biasanya, empati membuat klien merasa dihargai dan hal tersebut bisa meredakan ketegangan yang mungkin timbul akibat masalah yang mereka hadapi. Caranya, kamu bisa menggunakan kalimat seperti, “Saya sangat memahami perasaan Anda,” atau “Kami meminta maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami.”
Selalu Bersikap Profesional dan Tenang
Perlu dipahami, tidak semua klien menyampaikan keluhan dengan cara yang tenang atau sopan. Beberapa mungkin merasa frustasi dan marah sehingga penting bagi kamu untuk tetap profesional dan tenang dalam menghadapinya.
Pasalnya, reaksi emosional dari pihak perusahaan hanya akan memperburuk situasi. Dalam hal ini, jika klien marah atau berbicara dengan nada tinggi, jangan terpancing dan tanggapi keluhan dengan sikap yang sopan dan profesional.
Langsung Meminta Maaf dan Bertanggung Jawab
Apabila keluhan yang disampaikan disebabkan oleh kesalahan dari pihak perusahaan, jangan ragu untuk segera meminta maaf. Mengakui kesalahan dan bertanggung jawab atas apa yang terjadi menjadi langkah penting dalam menangani keluhan.
Pastikan permintaan maaf yang ditunjukkan secara tulus agar membantu memperbaiki hubungan dengan klien dan menunjukkan bahwa perusahaan bersedia memperbaiki situasi. Selain itu, usahakan juga permintaan maaf tersebut disampaikan dengan sikap yang sopan dan tidak defensif.
Tawarkan Solusi yang Tepat
Setelah memahami keluhan klien, langkah berikutnya yang perlu dilakukan adalah menawarkan solusi yang tepat. Solusi tersebut harus benar-benar relevan dengan masalah yang dihadapi klien dan sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan.
Jika memungkinkan, berikan beberapa opsi solusi agar klien bisa memilih solusi yang paling sesuai dengan harapan mereka. Tips mudahnya, yaitu jelaskan langkah-langkah yang akan diambil untuk menyelesaikan masalah dan pastikan solusi yang ditawarkan masuk akal dan dapat diimplementasikan.
Itu dia beberapa cara menangani keluhan klien yang tepat agar kepuasan pelanggan meningkat dan menjaga reputasi perusahaan. Bagi yang ingin tahu berbagai tips berbisnis lainnya, cek saja artikel terbaru hanya di laman AwanApps!
Baca juga: Catat dan Pahami, Ini Dia 6 Kunci Sukses Menjadi Pengusaha Baru
